Was bei Email-Kommunikation alles schief gehen kann

Was bei Email-Kommunikation alles schief gehen kann

Wer kennt das nicht? Man schickt 3 Kollegen einen Statusreport, und findet kurze Zeit später im persönlichen Gespräch heraus, daß keiner der 3 irgendeine Ahnung hat, wie der Status ist. Die Mail wurde schlicht nicht gelesen.

Ähnliche Situationen, manchmal noch ärgerlicher, gibt es auch bei der Verteilung von Aufgaben per Mail. Nicht gelesen, oder noch besser: schlecht gelesen. Teilweise kommt darauf ein Ergebnis, das so nirgendwo beschrieben war. Und insbesondere so nicht gewollt war.

Oder lange Emails: hat schonmal jemand die Erfahrung gemacht, daß gerade bei langen Emails oft nur 1 oder 2 Punkte wahrgenommen werden? Ähnlich verhält es sich auch bei vielen Anfragen an einen beliebigen Support: 3 Fragen gestellt, 1 davon wird schlecht beantwortet – am besten mit Textbausteinen, die nur vage zur Frage passen. Die anderen Fragen werden schlicht überlesen.

Etwas stimmt nicht in der Mail-Landschaft..

Über die Erfahrung hinaus gibt es folgende Fakten, die Meik Bödeker zu Problematiken bei der Email-Kommunikation zusammengestellt hat:

  • Jeder zehnte Arbeitnehmer in den USA ist krank- oder arbeitsunfähig geschrieben, weil er panische Angst vor seiner überladenen e-Mail-Inbox hat
  • Manager verbringen zwischen 2-3 Stunden ihrer Arbeitszeit beim Bearbeiten von e-Mails…von denen rund ein Drittel überflüssig ist. Dies ist gleichbedeutend mit einer verschwendeten Arbeitsstunde täglich
  • Es dauert durchschnittlich 11 Minuten, um nach einer Störung – wie dem Beantworten einer e-Mail – wieder den vollen Konzentrationslevel der begonnen Arbeit zu erreichen

Quelle

Doch genauso stark sprechen evtl. die eigenen Erfahrungen: wer hat schonmal versucht, einen Termin per Email mit z. B. einer Gruppe von Freunden zu organisieren? Oder eine Idee/Aufgabe zu konkretisieren? Wer hat schonmal eine Reihe von Emails hin- und hergeschrieben, die mehr an einen Text-Chat wie ICQ oder Skype erinnern? Wer hatte schonmal schwere Mißverständnisse durch Emails, weil er z. B. eine Aussage des Schreiber als Angriff oder sonstwie falsch gedeutet hat?

Emails sind eine einfache, schnelle Kommunikationsform. Doch zeigen sich die Probleme oft nach einer gewissen Zeit der intensiven Nutzung: oft werden Emails zu schnell geschrieben – ist eine Mail doch viel schneller getippt, als z. B. ein Brief früher diktiert, gedruckt, unterschrieben und abgeschickt war. Entsprechend werden viele Mails auch als „nicht so lesenswert” wahrgenommen. Oft wird nur die Überschrift gelesen und anhand derer entschieden, ob die Mail lesenswert ist, die ersten paar Zeilen werden evtl. noch gelesen, der Rest der Mail wird erraten.

Ich habe im beruflichen Umfeld (Meeting-Organisation, Arbeitsabstimmung) genau die gleichen Erfahrungen gemacht wie im privaten Umfeld. Mit Firmenchefs, Technikern, Ingenieuren wie auch mit Coaches und Trainern. Wirklich gut mit dem Thema gehen wohl nur die wenigsten um.

Und das, obwohl das „korrekte” Schreiben von Emails durchaus kein Hexenwerk ist. Man braucht nur ein wenig gesunden Menschenverstand. Wie wir effektiv sowie effizient mit Emails umgehen können, möchte ich im Artikel Effektive Email-Kommunikation: Gegen den Email-Terror aufzeigen.

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