Meetings erfolgreich durchführen und organisieren

Meetings erfolgreich durchführen und organisieren

Ich hatte einige Zeit die Aufgabe, Meetings in einer Firma zu organisieren und habe dabei so manche Erfahrung gesammelt.

Vorher gab es praktisch keine Organisation und eine Umstellung des Prozesses war schwer nötig: immer wieder wurde aneinander vorbeikommuniziert, waren Aufgaben nicht umgesetzt oder noch besser gar nicht erst verteilt worden.

Selbstverständlich saß die ganze Abteilung immer wieder für mehrere Stunden in einem Raum, während die meisten Kollegen schliefen, einige damit beschäftigt waren, sich selbst darzustellen, schwer emotional zu werden, und vom Chef wenig Impulse kamen.

Das Ergebnis war regelmäßig das gleiche: großer Arbeitsstundenverlust und.. ähm.. keine Ergebnisse.

Dabei ist es recht einfach, ein produktives Meeting abzuhalten.

Das kurze Meeting

Auch wurden die Meetings teilweise unregelmäßig durchgeführt, was insbesondere zu Zeiten, wo viel zu tun war, zum Ergebnis hatte, das wichtige Entscheidungen, die gerade in so einer Zeit notwendig sind, nicht gefällt wurden.

Vielleicht gibt es anderswo zahlreiche Meetings, die deutlich zufriedenstellender durchgeführt werden. Ich habe jedoch auch von vielen anderen Stellen gehört und auch an einigen selber gesehen, daß dies durchaus regelmäßig an verschiedenen Stellen auftritt.

Jede Minute Meeting kostet besonders viel Geld – ist doch meistens die gesamte Abteilung oder zumindest eine größere Gruppe anwesend.

Daher ist eine gute Vorbereitung notwendig.

Der Überraschungs-Coup, wo ein Kollege bis dahin völlig neue Informationen einführt ist zu vermeiden. Alle sollten möglichst gut vorbereitet ins Meeting gehen, größere Diskussionen bereits im Vorfeld abgehalten werden bzw. in kleinere Meetings ausgelagert werden. Sind nur 2-3 Personen an einer längeren Diskussion beteiligt, während die anderen mit ihrem iPhone spielen, ist etwas verkehrt.

Tips für kurze Meetings

Gute Vorbereitung

  • Vor dem Meeting sollte nochmal kurz eine Übersicht über alle zu besprechende Punkte rumgeschickt werden.
  • Die Zahl spontan eingereichter Punkte sollte reduziert werden. Sowas zeugt von schlechter Vorbereitung.
  • Alle wichtigen Informationen, insbesondere die, die längere Zeit zum Verständnis benötigen oder solche, für die sich andere weiter vorbereiten müssen, um zu reagieren (Recherche, etc.) sollten vorab allen zur Verfügung gestellt werden

Fokussieren auf das Wesentliche

  • Ausufernde Diskussionen werden in kleinere Meetings vertagt oder auf eine zielführende Bahn gebracht. Für ein extra Meeting werden am besten direkt Teilnehmer und Zeit bestimmt.
  • Bei Abschweifungen immer wieder auf den Gegenstand zurückkommen

Pünktlichkeit

Pünktlichkeit aller Teilnehmer ist absolut wichtig. Sollte ein Teilnehmer 10 Teilnehmer warten lassen, stimmt etwas nicht.

Sachlickeit

Selbstdarstellung, Emotionalität, gerne verbunden mit Totschlagargumenten, sollten im schlimmsten Fall (wenn sie nicht aufhören) benannt werden. Das jedoch nur in gutem Verständnis für das Gegenüber bzw. über die Konsequenzen solch einer Handlung. Hier ist ein Gespräch unter 4 Augen vorzuziehen sowie zuerst nur dezente Hinweise bzw. eine sachliche Argumentation.

Meeting mit Ergebnissen

Ein Meeting zieht seine Existenzberechtigung daraus, daß nach dem Meeting etwas anders ist also vorher. Bevorzugt besser und klarer. Das können verschiedene Dinge sein.

Aufgaben

Es werden Aufgaben verteilt. Hier ist wichtig, daß das Wer und das Wann, evtl. auch das Wie abgeklärt werden. Wer und besonders Wann werden oft vergessen, das Wie manchmal zu ausführlich diskutiert. Es sollten alle 3 Punkte abgeklärt (und festgehalten) werden.

Informationen

Es werden Informationen verteilt, evtl. gibt es auch Möglichkeiten für Rückfragen.

Entscheidungen

Entscheidungen werden gefällt. Natürlich müssen diese Entscheidungen ausreichend vorbereitet sein, d. h. vorher muß dem Entscheidungsträger das Für und Wider verschiedener Punkte ordentlich und insbesondere in für ihn verstehbaren Worten ausgedrückt werden. Ist ein Punkt einmal zur Entscheidung gekommen sollte einer der folgenden Ausgänge sichergestellt werden:

  • Entscheidung dafür, die dann oft in Aufgaben mündet
  • Es fehlen Informationen: hier auch wieder Aufgaben verteilen, die dazu führen, daß alle Informationen vorhanden sind. Evtl. kann je nach gefundenen Informationen bereits eine Entscheidung vereinbart sein, oder die Entscheidung außerhalb eines Meetings erfolgen. Die Entscheidung wird auf einen mehr oder minder fixen Termin (typischerweise mit Deadline) vertagt.
  • Entscheidung dagegen, evtl. mit Festsetzung eines Termins zur Wiedervorlage. Die Entscheidungsfrage zu dem Thema sollte ohne Grund nicht noch einmal auftauchen.

Meetings mit Zucht und Ordnung

Oft ist es sinnvoll, einen Moderator sowie einen Protokollanten zu haben. Die Erfahrung zeigt, daß diese Positionen oft unbesetzt bleiben, wenn nicht jemand spezifisches diese Aufgabe bekommen hat. Und wer sollte die Selbstbeweihräucherer stoppen, wenn alles schlafen, und der Chef evtl. noch bewundernd nickt?

Nachbereitung

Wichtig ist es immer, Meetings ordentlich nachzubereiten. Das ist zum einen das Protokoll, je nachdem, wie (schlecht) die Kollegen organisiert sind kann auch eine Aufgabenliste für jeden Kollegen nötig sein.

Das Protokoll ist wichtig, damit schnell festgestellt wird, wenn über einen bestimmten Punkt schon 3x diskutiert wurde und es keine Neuerungen gibt. Einige wenige Kollegen neigen dazu, Entschlüsse zu vergessen oder nicht zu akzeptieren. Einmal Beschlossenes sollte erstmal unantastbar sein, so lange es keine neuen Ereignisse gibt, die die Sachlage ändern.

Die Aufgabenliste ist dann nötig, wenn Aufgaben wieder und wieder z. B. im Chaos der Selbstorganisation der Mitarbeiter untergehen.

Zusammenfassung: was wichtig ist

Sehr gut sind die Tipps für das (Horror-) Meeting auf der CIO Seite. Gibt es Kollegen, denen mit sachlichen Argumenten nicht direkt beizukommen ist, oder sollte eine direkt Konfrontation wenig wünschenswert sein, ist evtl. der Humor die richtige Alternative.

Wichtig: den Kollegen sollte mitgeteilt werden, daß es sich um Humor handelt, evtl. wird sich nämlich der eine oder andere hier wiedererkennen und somit sogar denken, er sei auf einem guten Weg.

Wer beim Meeting immer sein Handy auf dem Tisch liegen hat, am besten noch mit dem Hinweis, daß er einen wichtigen Anruf bekommen wird, der dann am besten noch zur Hälfte im Meetingraum beantwortet wird, überdenkt sein Verhalten dann evtl. nochmal.


Wichtiges in Kürze zusammengefaßt

Alle drei Abschnitte sind wichtig:

  1. Vorbereitung
  2. Durchführung
  3. Nachbereitung

Vorbereitung

Beim Meeting sind wichtige Informationen vorher verteilt, Entscheidungen müssen nur noch kurz abgenickt werden oder sind im großen Meeting falsch.
Am besten wird ca. 1 Tag vor dem Meeting (bei wöchentlicher Durchführung) nochmal eine kurze Erinnerung rumgeschickt mit der Bitte, aktuelle Themen einzureichen. Kurz vor dem Meeting wird dann eine vollständige Liste aller Themen sowie evtl. wichtige Informationen zusammen mit einer erneuten Einladung verschickt.

Durchführung

Das Meeting wird von einem Moderator durchgeführt, der darauf achtet, daß die Diskussion regelmäßig zu den wichtigen Themen zurückkehrt sowie lösungsfokussiert (im Gegensatz zu problemfokussiert sowie unfokussiert) ist. Insbesondere achtet er darauf, daß Entscheidungen getroffen werden.
Parallel dazu gibt es den Protokollanten, der die Ergebnisse für die Zeit bis zum nächsten Meeting sowie für das nächste Meetings als Referenz und Ausgangsbasis festhält. Auch können so alte Beschlüsse erneut eingesehen werden.

Nachbereitung

Diese Aufgabe liegt primär beim Protokollanten. Evtl. gibt es weitere Aufgaben für den Ersteller einer Aufgabenliste und natürlich für denjenigen, so es ihn denn gibt, der schaut, daß die Aufgabenliste auch abgearbeitet wird.

Wer für diese Aufgaben taugt

Wer ohnehin schon zu viel zu tun hat, wird diese Aufgaben vermutlich nicht gut ausführen können. Deshalb ist der Chef z. B. oft die falsche Person. Gut sind z. B. diejenigen, die recht penibel sind und sehr auf Ordnung achten, durchsetzungsstark und dabei noch halbwegs einfühlsam sind.
Unterstützung „von oben“ hilft natürlich sehr.

Die Lage sieht aus Sekretär-innen Sicht wohl sehr ähnlich aus.

Mit den Tipps für das (Horror-) Meeting auf der CIO Seite kann man sich in einer kurzen Checklist schonmal mit ein wenig Humor überlegen, ob man zu den „Betroffenen“ gehört und sich dadurch auch bereits erste Gedanken machen.
Auch hilfreich kann sein, wenn man sich als Teilnehmer regelmäßig zum Bullshit-Bingo eingeladen fühlt. Eine Variante mit Phrasen aber ohne Buzzwords findet sich hier, auch für andere Anlässe, wie z. B. das IT-Helpdesk oder die Ehe brauchbar.

Sollte hier Bedarf festgestellt werden können obige Tips sehr hilfreich sein (nur für Meetings, nicht etwas für die Ehe!).

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